Дата публикации 11.02.2026

Использован релиз 11.5.22

Денежные средства подотчетному лицу могут быть выданы наличными или переводом ДС на его расчетный счет (платежную карту).

Допустим, что подотчетному лицу Бунину Эдуарду Михайловичу необходимо выдать 70 тысяч рублей на закупку товаров в другом городе и оплатить командировочные расходы в сумме 20 тысяч рублей.

На нашем предприятии предусмотрен контроль расхода денежных средств, поэтому предварительно оформим документ Заявка на расходование денежных средств.

Регистрация предварительной заявки на выдачу ДС подотчетному лицу

В заявке укажем, что подотчетному лицу Бунину Эдуарду Михайловичу выдаются денежные средства в сумме 90 тысяч рублей. Денежные средства выдаются наличными, и отчитаться за расход этих ДС он должен через неделю.

На закладке Расшифровка платежа укажем, на какие цели должны быть потрачены денежные средства.

Указание целей, на которые должны быть израсходованы ДС

Проведем документ Заявка на расходование денежных средств в статусе Не согласована. При проведении документа будет контролироваться установленная сумма лимита расхода денежных средств по каждой статье движения ДС.

Оформим еще одну заявку на выдачу денежных средств подотчетному лицу. Переведем на платежную карту (расчетный счет) подотчетному лицу Бахшиеву Павлу Иннокентьевичу сумму 110 тысяч рублей. Эти денежные средства он должен потратить на оплату поставщикам (100 тысяч рублей) и 10 тысяч на прочие цели (оплата автотранспорта).

Оформление заявки на перевод ДС на платежную карту подотчетного лица

Белкина Анастасия Георгиевна отправляется в командировку за рубеж. Оформим предварительную заявку на перевод денежных средств в размере 2 000 евро на ее платежную карту на оплату командировочных расходов. Дополнительно выдадим ей 20 тысяч рублей на непредвиденные расходы (прочие цели).

Все оформленные заявки на выдачу денежных средств подотчетным лицам будут показаны в списке Заявки к согласованию. Предусмотрена возможность утверждения (согласования) сразу нескольких заявок. Для этого следует выделить в списке все заявки, которые необходимо согласовать, и выполнить команду Согласовать заявки.

Согласование заявок на расходование ДС подотчетными лицами

Согласованные заявки будут отображаться в платежном календаре. Финансист, который планирует расход денежных средств, должен проверить возможность расхода ДС и утвердить заявки (установить у заявок статус К оплате). В соответствии с утвержденными заявками оформляется выдача наличных ДС (оформляется документ Расходный кассовый ордер) или денежные средства перечисляются на платежные карты подотчетных лиц (оформляется документ Списание безналичных денежных средств). Документы оформляются из рабочих мест Расходные кассовые ордера и Безналичные платежи. Утвержденные заявки будут показаны в отдельном диалоговом окне, которое открывается по гиперссылке К оплате/переводу.

Оформление выдачи ДС подотчетному лицу по утвержденным заявкам

Непосредственно из списка Безналичные платежи можно выгрузить платежные документы в банк и затем загрузить выписку с отметкой о выполнении банковской операции по перечислению денежных средств на платежную карту подотчетного лица.

Суммы денежных средств, выданных подотчетным лицам, будут показаны в списке Авансовые отчеты к оформлению (раздел Казначейство).

Авансовые отчеты к оформлению

В указанный в платежном документе срок подотчетное лицо должно предоставить авансовый отчет о расходовании денежных средств. Авансовый отчет может быть оформлен в любой валюте, независимо от того, в какой валюте были выданы денежные средства. Предусмотрено создание мультивалютного авансового отчета, в котором можно отчитаться за денежные средства, выданные в различных валютах.